Parce qu’elle allie organisation et technologie, la dématérialisation agit clairement au service de la performance. Adaptable à tout secteur d’activité, cette option est idéale pour donner de l’agilité à l’organisation fonctionnelle des entreprises, et apporter une valeur ajoutée aux missions couvertes par leurs opérateurs, services administratifs ou comptables. Les partenariats actifs qui unissent leaders de la technologie et experts de solutions comptables au service du client répondent à l’attente des organisations en recherche d’efficience de leurs fonctions support. Trois facteurs clés soulignent les raisons du succès de cette solution intégrée.
Un gain économique et financier pour l’entreprise
Les outils proposés (scan des factures, validations en ligne…) capitalisent sur des technologies aujourd’hui pleinement maîtrisées. La numérisation des documents offre un accès plus rapide et mieux partagé aux informations relatives aux factures. Elle permet aussi de mieux gérer le compte fournisseurs, et plus globalement le BFR d’exploitation.
Le coût complet du traitement de la facture fournisseur peut être réduit de 60% grâce à la productivité des équipes comptables, à l’amélioration des conditions de traitement par les validateurs et à la facilité d’accès aux données par les gestionnaires.
Des tiers mieux traités
Dans beaucoup de situations, notamment pour les entreprises de taille moyenne, il convient de considérer les relations avec les tiers comme plus importantes encore que celles entre les services internes à l’organisation.
Or, la qualité de gestion de la dématérialisation s’accompagne d’un respect accru des conditions de règlement des fournisseurs et fluidifie les relations avec ces tiers. Rassurés, ils peuvent savoir à tout moment où en est leur facture dans le flux de traitement. De son côté, le comptable peut vérifier la fiabilité, la santé financière ou encore la qualité du travail des fournisseurs.
Aussi, l’utilisation maîtrisée des technologies de dématérialisation au sein de centres de services partagés constitue-t-elle un élément clé de la notion d’entreprise étendue, souvent cruciale dans la performance des nouveaux modèles économiques construits par les groupes, toutes industries confondues.
Des opérateurs motivés par l’amélioration de leur employabilité
L’implémentation des technologies dans de nouvelles organisations, comme les centres de services partagés, représente pour les opérateurs un potentiel fort de développement des compétences sur de nouveaux modes opératoires – ils se forment notamment sur les nouvelles technologies. Ces collaborateurs apprécient de ne plus seulement avoir à réaliser des tâches de saisie, considérées comme fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Du temps est libéré afin qu’ils se concentrent sur leur métier premier : la relation avec le fournisseur qu’il convient de satisfaire par une disponibilité et une réactivité dans le traitement de l’information demandée.
Aussi, la technologie bien utilisée et le partenariat actif ainsi créé contribuent au maintien de l’emploi en local. L’employé garde son travail et enrichit sa tâche, le fournisseur motive ses clients, et ceux-là baissent leurs coûts et sécurisent le traitement. C’est un rapport « gagnant-gagnant-gagnant ».
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